Q. 本当にほかの会社は、領収書をきれいに整理したり、メモを残したりしているのでしょうか？

経営者の質問

領収書などを税理士へ丸投げするのがダメなのは分かりました。

でも、正直に聞きたいです。

本当にほかの会社は、領収書や請求書などの証憑書類をきれいに整理したり、メモを残したりしているのでしょうか？

みんなそんなにちゃんとやっているんですか？

AI税理士の回答

いい質問です。

結論から言うと、全員がきれいにやっているわけではありません。

むしろ、零細企業・個人事業主の現場感で言えば、

めちゃくちゃきれいに整理している会社の方が少数派

です。

ここは安心してください。

「うちだけダメなのか……」と思う必要はありません。

多くの会社は、領収書が封筒に入っていたり、月別にざっくり分けていたり、カード明細と領収書が微妙に合わなかったり、現金払いのレシートが財布の奥から発掘されたりします。

まるで考古学です。「令和5年のコンビニレシート、発掘されました！」みたいな世界です（笑）

ただし、差はあります

ただ、ここで大事なのは、

みんな完璧にやっているわけではないけど、できる会社とできない会社には明確な差がある

ということです。

きれいに整理している会社は、何も美術品のように領収書を並べているわけではありません。

やっていることは意外とシンプルです。

たとえば、

• 月ごとに分ける

• 現金、カード、振込を分ける

• 不明な支出にはメモをつける

• 飲食代には相手先や目的を書く

• 個人的な支出は最初から混ぜない

• 税理士から聞かれそうなものは先に説明を書く

この程度です。

つまり、完璧な整理ではなく、後から分かる整理です。

ここを勘違いしない方がいいです。

税理士が求めているのは、文房具店の展示品のような美しいファイリングではありません。

あとから見て、何の支払いか分かる状態

これです。

ちゃんとしている会社ほど、整理がシンプル

面白いのは、ちゃんとしている会社ほど、書類整理がシンプルです。

なぜなら、ルールが決まっているからです。

たとえば、

現金払いはなるべくしない。経費は会社カードで払う。飲食代はレシートに相手先を書く。資料は月ごとにまとめる。私用のものは会社に混ぜない。

これだけでも、かなり違います。

反対に、ぐちゃぐちゃになる会社は、支払い方もぐちゃぐちゃです。

現金、個人カード、会社カード、PayPay、楽天、Amazon、代引き、立替、家族カード……。

支払い手段のオールスターゲームです。

しかも、それを半年後に思い出そうとする。

無理です。

人間の記憶は、そんなに高性能ではありません。社長の脳は会計ソフトではありません（笑）

メモは全部に必要ではありません

ここも大事です。

すべての領収書にメモを書く必要はありません。

たとえば、明らかに事業用だと分かるものまで、全部メモする必要はありません。

事務用品、会計ソフト、通信費、宅配便、業務用備品などは、見れば分かることも多いです。

問題は、見ただけでは分からないものです。

たとえば、

• 飲食代

• 贈答品

• 旅行っぽく見える交通費

• 家族も関係しそうな支出

• 趣味にも仕事にも見えるもの

• 高額な買い物

• 事業との関係が薄く見える支出

こういうものにはメモが必要です。

つまり、メモの目的は、

税理士を安心させることではなく、未来の自分を助けること

です。

半年後の自分は、今の自分が思っているより何も覚えていません。

「これは絶対覚えている」と思った支出ほど、だいたい忘れます。

「ほかの会社もやっていないから」は危ない

ここで少し厳しいことを言います。

「ほかの会社もやっていないですよね？」

この考え方は、少し危険です。

なぜなら、経営は多数決ではないからです。

ほかの会社が雑だから、自分の会社も雑でいいとはなりません。

周りの社長が、

「領収書なんて全部出せばいいよ」

「税理士が何とかしてくれるよ」

「バレなければ大丈夫だよ」

と言っていたとしても、その人たちが税務調査の時に守ってくれるわけではありません。

資金繰りが悪くなった時に、お金を貸してくれるわけでもありません。

銀行に説明してくれるわけでもありません。

最後に困るのは、自分の会社です。

ここは冷静に考えた方がいいです。

成功する会社は「税務署対策」ではなく「経営管理」としてやっている

強い会社は、書類整理を税務署対策だけで考えていません。

お金の流れを把握するために整理しています。

領収書や請求書が整理されていると、

• 何にお金を使っているか分かる

• 無駄な支出に気づける

• 月次の数字が早く出る

• 銀行への説明がしやすい

• 税理士とのやり取りがスムーズになる

• 決算前に慌てなくて済む

というメリットがあります。

つまり、書類整理は雑務ではありません。

会社のお金を見える化する作業です。

ここを「面倒くさい作業」としか見ていない会社は、数字の把握が遅れます。

数字の把握が遅れると、判断も遅れます。

判断が遅れると、資金繰りが悪くなってから慌てます。

そして最後に、

「もっと早く教えてほしかった」

となります。

いや、領収書が半年寝ていたら、税理士も早く教えられません（笑）

最低限、ここまでやれば十分です

零細企業であれば、まずはこの程度で十分です。

1. 月ごとに分ける

1月分、2月分、3月分というように分ける。

これだけでも全然違います。

2. 支払い方法を分ける

現金払い、カード払い、振込払いをざっくり分ける。

二重計上や漏れが減ります。

3. 飲食代だけはメモを書く

相手先、人数、目的。

これだけはやった方がいいです。

4. 私用っぽいものは説明を書く

仕事で使ったなら、その理由を書く。

説明できないなら、最初から経費にしない方が安全です。

5. 高額なものは購入目的を書く

パソコン、カメラ、車、家具、家電などは、事業との関係を書いておく。

あとから聞かれやすいです。

逆に、やらなくていいこと

完璧主義になる必要はありません。

• すべてを美しく台紙に貼る

• レシートを1ミリ単位で整列させる

• すべてに長文メモを書く

• 必要以上に細かい分類をする

• 税理士に出す前に完璧な資料を作ろうとする

ここまでやる必要はありません。

経営者の仕事は、領収書アートを作ることではありません。

ただし、

最低限、後から分かる状態にはする。

ここがラインです。

税理士が本当に助かる資料

税理士からすると、助かる資料はこれです。

きれいな資料ではなく、分かる資料。

たとえば、

「この飲食代はA社の社長との打ち合わせです」

「この交通費は展示会に行ったものです」

「この備品は事務所用です」

「これは私用なので経費に入れないでください」

こういう一言があるだけで、処理の精度が上がります。

逆に、一番困るのは、

何も説明がない大量の領収書

です。

これは税理士にとって、なぞなぞ大会です。

しかも、景品はありません（笑）

まとめ

ほかの会社が、みんな完璧に領収書を整理しているわけではありません。

でも、ちゃんとしている会社ほど、

後から分かる状態

にはしています。

大事なのは、美しく整理することではありません。

説明できる状態にすること。

これです。

領収書整理は、税理士のためだけにやるものではありません。

税務署のためだけでもありません。

社長自身が、会社のお金の使い方を把握するためにやるものです。

周りの会社が雑だから、自分も雑でいい。

これは危険です。

成功する経営者は、面倒なことを完璧にやる人ではありません。

面倒なことを、仕組みにして軽く回せる人です。

まずは月別に分ける。迷うものだけメモする。私用と事業用を混ぜない。

これだけで、かなり変わります。

領収書の整理は、会社の健康診断の準備みたいなものです。

ぐちゃぐちゃのまま出しても診断はできますが、時間もかかるし、見落としも増えます。

せっかく税理士に見てもらうなら、「何とかしてください」ではなく、「判断しやすい状態にして渡す」。

この姿勢がある会社は、やっぱり数字にも強くなっていきます。